Thuiswerk en professionele verplaatsingen: de forfaitaire vergoedingen zijn aangepast

Twee belangrijke bedragen voor de terugbetaling van beroepskosten zijn aangepast: de forfaitaire thuiswerkvergoedingen de kilometervergoeding voor het gebruik van een privévoertuig.

Thuiswerk: tot 164,21 euro per maand

Sinds 1 september 2026 is het maximumbedrag van de forfaitaire bureauvergoeding voor werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken verhoogd van 160,99 euro naar 164,21 euro per maand.

Deze vergoeding is onder meer bedoeld om kosten te dekken die verband houden met thuiswerk, zoals verwarming, elektriciteit, water, klein kantoormateriaal en het gebruik van een werkruimte.

Wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan, wordt deze vergoeding beschouwd als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Ze is dan in principe vrijgesteld van sociale bijdragen en belastingen.

Om van deze regeling gebruik te kunnen maken, moet het thuiswerk structureel en regelmatig gebeuren, wat overeenkomt met gemiddeld minstens één werkdag per week, beoordeeld op maandbasis.

Het bedrag van 164,21 euro is een maximumbedrag en geen verplicht bedrag. De werkgever kan dus ook een lagere vergoeding toekennen.

Professionele verplaatsingen: 0,4452 euro/km in het vierde kwartaal

Voor professionele verplaatsingen met een privévoertuig bedraagt het referentiebedrag binnen het systeem van de driemaandelijkse indexering voortaan:

0,4452 euro/km van 1 oktober tot en met 31 december 2026, tegenover 0,4440 euro/km in het vorige kwartaal.

Daarnaast bestaat er een systeem met jaarlijkse indexering:

0,4761 euro/km van 1 juli 2026 tot en met 30 juni 2027.

De keuze tussen beide systemen is echter niet noodzakelijk volledig vrij. Er moet onder meer rekening worden gehouden met de sectorale regels, toepasselijke overeenkomsten en het beleid binnen de onderneming. Wanneer een werkgever voor het jaarlijkse systeem kiest, moet dit systeem in principe gedurende de volledige betrokken periode worden toegepast.

Welke voorwaarden gelden voor de kilometervergoeding?

Een forfaitaire kilometervergoeding betekent niet dat de werkgever en werknemer de uitgevoerde verplaatsingen niet meer moeten kunnen verantwoorden.

De vergoeding moet betrekking hebben op werkelijke professionele verplaatsingen die met het privévoertuig van de werknemer worden uitgevoerd, bijvoorbeeld een bezoek aan een klant of leverancier, een opleiding, een externe vergadering of een verplaatsing naar een werf.

Het woon-werkverkeer tussen de woonplaats en de gebruikelijke werkplaats valt onder andere regels en mag niet met deze professionele verplaatsingen worden verward.

In de praktijk is het aangewezen om een onkostennota of overzicht van de verplaatsingen bij te houden met minstens:

• de datum van de verplaatsing;
• de bestemming;
• de professionele reden;
• het aantal afgelegde kilometers.

Ook voor werknemers die zeer veel professionele kilometers afleggen, is voorzichtigheid geboden. De RSZ is van mening dat bij meer dan 24.000 professionele kilometers per jaar het gebruik van het privévoertuig zo omvangrijk wordt dat de forfaitaire kilometervergoeding niet langer als een redelijke raming van de kosten kan worden beschouwd.

Tot slot wordt de kilometervergoeding geacht de verschillende kosten te dekken die verbonden zijn aan het gebruik van het privévoertuig. Men moet er dus op letten dat kosten die al door het forfait worden gedekt, niet nogmaals afzonderlijk worden terugbetaald.

Een goed moment om uw kostenvergoedingen te controleren

Deze nieuwe indexeringen zijn een goede gelegenheid voor ondernemingen om na te gaan of hun beleid inzake kostenvergoedingen nog steeds correct en actueel is.

Samengevat:

Thuiswerk: maximaal 164,21 euro per maand sinds 1 september 2026

Kilometervergoeding, driemaandelijks systeem: 0,4452 euro/km van 1 oktober tot en met 31 december 2026

Kilometervergoeding, jaarlijks systeem: 0,4761 euro/km van 1 juli 2026 tot en met 30 juni 2027

En in alle gevallen geldt: professionele verplaatsingen moeten kunnen worden verantwoord.