Onbetaalde facturen: hoe beschermt u uw cashflow en beperkt u uw verliezen?

Een verstuurde factuur is niet noodzakelijk een betaalde factuur. Voor zelfstandigen en ondernemingen kunnen betalingsachterstanden de liquiditeit snel onder druk zetten, zeker wanneer het om aanzienlijke bedragen gaat.

Gelukkig voorziet de Belgische wetgeving in verschillende mogelijkheden om openstaande bedragen te innen of, wanneer dat niet meer mogelijk is, de financiële en fiscale gevolgen te beperken.

Het is daarbij belangrijk om tijdig te handelen en de toepasselijke regels te kennen.

Betalingstermijnen zijn wettelijk geregeld

Bij handelstransacties tussen ondernemingen (B2B) bedraagt de wettelijke betalingstermijn doorgaans 30 kalenderdagen wanneer geen andere termijn werd overeengekomen.

Partijen kunnen contractueel een andere betalingstermijn vastleggen, maar die mag in principe niet langer zijn dan 60 kalenderdagen.

Wanneer een professionele klant de vervaldatum niet respecteert, kunnen automatisch verwijlinteresten verschuldigd zijn, zonder dat vooraf een ingebrekestelling nodig is.

Voor het tweede semester van 2026 bedraagt de wettelijke interestvoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties 10,5% per jaar.

De schuldeiser heeft in principe ook recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten. Daarnaast kunnen, overeenkomstig de wettelijke voorwaarden, andere redelijke invorderingskosten worden aangerekend.

Deze bepalingen vormen een bijkomende stimulans om betalingstermijnen te respecteren.

Snel reageren voorkomt grotere problemen

Wanneer een factuur onbetaald blijft, is het doorgaans aangewezen om eerst contact op te nemen met de klant.

Een administratieve vergissing, een verloren factuur of tijdelijke liquiditeitsproblemen kunnen de betalingsachterstand verklaren.

Levert dit eerste contact niets op, dan kan een formele ingebrekestelling worden verstuurd. Daarin wordt de schuldenaar herinnerd aan zijn verplichtingen en krijgt hij een laatste betalingstermijn.

Het is belangrijk om facturen, e-mails, betalingsherinneringen en eventuele schulderkenningen zorgvuldig te bewaren.

Deze documenten kunnen doorslaggevend zijn wanneer een invorderingsprocedure noodzakelijk wordt.

Een schuld invorderen zonder rechtbank

Sinds 2016 bestaat in België een specifieke procedure voor de invordering van onbetwiste geldschulden (IOS).

Onder bepaalde voorwaarden kunnen ondernemingen hiermee een professionele schuld invorderen zonder onmiddellijk een klassieke gerechtelijke procedure te moeten opstarten.

Hiervoor is de tussenkomst van een advocaat en een gerechtsdeurwaarder vereist.

De schuldenaar beschikt over één maand om op de aanmaning tot betaling te reageren.

Wanneer de schuld geldig wordt betwist, eindigt deze procedure en moet het geschil eventueel aan de rechtbank worden voorgelegd.

Bij gebrek aan betaling of betwisting kan de procedure daarentegen leiden tot een uitvoerbare titel, waarmee een gedwongen invordering mogelijk wordt.

Deze procedure is bedoeld voor bepaalde schulden tussen ondernemingen en kan niet worden toegepast op privéschulden van consumenten.

Een onbetaalde factuur heeft ook fiscale gevolgen

Wanneer een onderneming vermoedt dat een factuur mogelijk nooit zal worden betaald, moet ook de boekhoudkundige verwerking worden onderzocht.

Daarbij moet een onderscheid worden gemaakt tussen twee situaties.

De dubieuze vordering

De betaling blijft mogelijk, maar de invordering is onzeker geworden.

De onderneming kan dan een waardevermindering boeken die overeenstemt met het geraamde verlies.

Deze waardevermindering kan ook fiscaal worden aanvaard wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, onder meer wanneer het risico op verlies nauwkeurig is vastgesteld en verantwoord.

De definitief oninbare vordering

Wanneer het verlies vaststaat en definitief is, kan de vordering als verlies worden geboekt.

Dit verlies is in principe fiscaal aftrekbaar, op voorwaarde dat het definitieve karakter ervan kan worden aangetoond.

Het louter uitblijven van een betaling volstaat dus niet om een factuur automatisch als definitief oninbaar te beschouwen.

Wat met de btw die al werd afgedragen?

Dit aspect wordt vaak over het hoofd gezien.

Een onderneming kan een prestatie hebben gefactureerd, de bijbehorende btw hebben aangegeven en deze aan de overheid hebben doorgestort, terwijl de klant nooit heeft betaald.

Wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kan de btw op een definitief verloren vordering worden teruggevraagd.

Voor bepaalde situaties, zoals het faillissement van de schuldenaar, gelden specifieke regels.

Het is daarom belangrijk om na te gaan welke bewijsstukken nodig zijn en op welk moment het recht op teruggaaf ontstaat.

Let op de verjaringstermijnen

In tegenstelling tot wat soms wordt aangenomen, verjaren niet alle facturen na vijf jaar.

In België bedraagt de algemene verjaringstermijn voor contractuele vorderingen tussen ondernemingen 10 jaar.

Voor bepaalde categorieën van schulden, waaronder sommige periodieke betalingen, gelden echter kortere termijnen.

Bovendien onderbreekt een gewone betalingsherinnering de verjaring doorgaans niet.

Wie te lang wacht, riskeert dus zijn invorderingsmogelijkheden definitief te verliezen.

Consumenten genieten bijkomende bescherming

Wanneer de schuldenaar een consument is, gelden andere regels.

Sinds september 2023 is de minnelijke invordering van consumentenschulden strenger gereglementeerd.

De eerste betalingsherinnering moet onder meer gratis zijn en er moet een wettelijke termijn van 14 dagen worden gerespecteerd voordat bepaalde vergoedingen kunnen worden aangerekend.

Ook de interesten en schadevergoedingen zijn wettelijk begrensd.

Ondernemingen die zowel professionele klanten als particulieren factureren, moeten hun algemene voorwaarden en invorderingsprocedures hierop afstemmen.

Voorkomen blijft beter dan invorderen

De beste manier om onbetaalde facturen te beperken, blijft een nauwgezet debiteurenbeheer.

Duidelijke algemene voorwaarden, goed vastgelegde vervaldata, een regelmatige opvolging van betalingen en snelle herinneringen kunnen het risico op wanbetaling aanzienlijk verminderen.

Ook de automatisering van het debiteurenbeheer kan helpen om betalingsachterstanden sneller op te sporen en te voorkomen dat openstaande vorderingen uit het oog worden verloren.

Een onbetaalde factuur is niet noodzakelijk een verloren factuur. Maar hoe langer een onderneming wacht om actie te ondernemen, hoe kleiner de kans doorgaans wordt dat zij haar geld nog kan recupereren.

Uw accountant kan u begeleiden bij de beoordeling van dubieuze vorderingen, de fiscale verwerking ervan en de eventuele terugvordering van btw.