PEPPOL: veiligheid hangt niet alleen af van technologie

Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via Peppol de standaard geworden voor B2B-transacties in België. Dit netwerk biedt een veel hoger beveiligingsniveau dan het verzenden van facturen per e-mail. Die veiligheid steunt echter op één essentieel element: de verificatie van de identiteit van ondernemingen én van de personen die hen rechtsgeldig vertegenwoordigen.

Een veilig netwerk… op voorwaarde dat ondernemingen correct worden geïdentificeerd

Peppol werkt als een gesloten netwerk waarin uitsluitend gecertificeerde access points elektronische documenten kunnen uitwisselen. Dankzij deze architectuur worden de risico’s op fraude, wijziging van facturen en identiteitsmisbruik aanzienlijk beperkt.

Toch kan de manier waarop de identiteit van een onderneming wordt gecontroleerd verschillen naargelang de gekozen dienstverlener. Enkel de identiteit van een persoon bevestigen via itsme® of sms volstaat niet. Er moet eveneens worden nagegaan of deze persoon daadwerkelijk bevoegd is om de onderneming te vertegenwoordigen.

Hoe kan worden nagegaan of iemand een onderneming mag vertegenwoordigen?

In België bestaan verschillende betrouwbare manieren om te controleren of een persoon gemachtigd is om namens een onderneming op te treden.

1. Raadpleeg de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)

De KBO vermeldt de wettelijke vertegenwoordigers van een onderneming, zoals bestuurders, zaakvoerders of gedelegeerd bestuurders. Dit is doorgaans de eerste controle die moet worden uitgevoerd.

2. Raadpleeg de statuten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad

De benoemingsakten en de regels inzake vertegenwoordiging worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Zo kan worden nagegaan of één bestuurder alleen mag optreden of dat een gezamenlijke handtekening vereist is.

3. Controleer een officieel mandaat

Wanneer een persoon geen wettelijke vertegenwoordiger is, kan hij of zij toch bevoegd zijn op basis van een volmacht of een mandaat dat door de bevoegde bestuurders werd verleend. Dit document moet als bewijs worden bewaard.

4. Controleer de identiteit van de persoon

Zodra de vertegenwoordigingsbevoegdheid is vastgesteld, moet ook de identiteit van de betrokken persoon worden gecontroleerd, bijvoorbeeld via itsme®, de elektronische identiteitskaart (eID) of een andere sterke authenticatiemethode.

5. Bewaar een audittrail

Professionele dienstverleners bewaren de bewijsstukken van alle uitgevoerde controles: de identiteit van de aanvrager, diens hoedanigheid, de datum van de controle en de geraadpleegde documenten. Deze audittrail is belangrijk bij eventuele betwistingen of controles.

In het kader van Peppol

De beste Peppol-dienstverleners gaan veel verder dan een eenvoudige authenticatie via itsme®.

Zij combineren doorgaans:

• een sterke authenticatie van de gebruiker (itsme®, eID, …);
• een automatische controle van de vertegenwoordigingsbevoegdheid via de Kruispuntbank van Ondernemingen en/of het Belgisch Staatsblad;
• indien nodig, een volmacht wanneer een medewerker, accountant of consultant de onderneming op Peppol registreert.

Net deze combinatie van controles voorkomt dat onbevoegde personen een onderneming frauduleus op het Peppol-netwerk kunnen registreren.

Goede praktijken om na te gaan

Naast de identiteitscontrole is het ook raadzaam om na te gaan of:

• uw Peppol-access point gecertificeerd is volgens erkende veiligheidsnormen, zoals ISO 27001;
• uw onderneming correct geregistreerd is met zowel haar ondernemingsnummer als haar btw-nummer, zodat facturen correct worden afgeleverd;
• uw dienstverlener een volledige procedure toepast voor de controle van zowel de identiteit als de vertegenwoordigingsbevoegdheid vóór de activering van de dienstverlening.

Uw accountant waakt over de veiligheid van uw elektronische uitwisseling

De implementatie van Peppol beperkt zich niet tot het activeren van software. Het is even belangrijk dat uw onderneming correct wordt geregistreerd en dat uitsluitend bevoegde personen namens de onderneming kunnen handelen.

Uw accountantskantoor ziet er samen met zijn technologische partners op toe dat de beste veiligheidspraktijken worden toegepast, zodat uw aansluiting op het Peppol-netwerk betrouwbaar, conform en optimaal beveiligd is.