Hoelang moet je boekhoudkundige documenten bewaren?

Hoelang moet je boekhoudkundige documenten bewaren?

Als zelfstandige of ondernemer is het belangrijk om te weten hoelang je verplicht bent je boekhoudkundige documenten te bewaren. Deze wettelijke verplichting geldt voor facturen, dagboeken, bewijsstukken, fiscale documenten en andere boekhoudkundige stukken.

Duidelijke wettelijke bewaartermijnen

In België leggen het BTW-wetboek (artikel 60) en het Wetboek van economisch recht de volgende minimumtermijnen op:

• 7 jaar voor de meeste boekhoudkundige documenten (facturen, dagboeken, balansen, jaarrekeningen, bankuittreksels, enz.)
• 10 jaar voor documenten met betrekking tot onroerend goed of voor fiscale documenten met een langdurige impact
• 5 tot 10 jaar, of soms langer, voor sociale documenten (zoals loonfiches of RSZ-bewijzen)

Deze termijnen beginnen meestal te lopen vanaf 1 januari volgend op het afgesloten boekjaar.

En al dat papier?

Tot voor kort betekende bewaren vooral: mappen stapelen in een archiefkast, met alle risico’s van dien (brand, waterschade, verlies…). Gelukkig zijn die tijden aan het veranderen.

Dankzij de komst van de gestructureerde elektronische factuur (zoals UBL/PEPPOL) kan jouw boekhouder je vandaag een veilig digitaal archiefsysteem aanbieden dat perfect wettelijk in orde is, en dat je overal kunt raadplegen — op je smartphone of via een webapplicatie.

Waarom overstappen naar digitaal?

Zeker, een digitaal archiveringsplatform heeft een kost. Maar die blijft heel bescheiden: ongeveer de prijs van een Spotify-abonnement, dus een twintigtal euro per maand. En vooral: deze uitgave is voor 100% beroepsmatig. De prijs hangt af van het niveau van functionaliteit dat de applicatie biedt.

Bovendien gaat het hier om een volledig beroepskost. Sterker nog: wanneer deze digitale oplossing deel uitmaakt van een gecertificeerd digitaliseringsproces of een elektronisch facturatiesysteem, kan ze tot 120% fiscaal aftrekbaar zijn, conform artikel 69 §1, 2° van het Wetboek van Inkomstenbelastingen (WIB 92).

Een eenvoudige factuur, een rechtstreekse belastingbesparing.

Vergelijk dat met de tijd en middelen die je vandaag nog verspilt aan printen, opzoeken, klasseren of documenten opnieuw opvragen. Op lange termijn is digitalisering dus veel voordeliger dan het klassieke papieren systeem:

• Geen papier, inkt, mappen of archiefruimte meer nodig
• Geen risico’s meer op verlies of schade
• Geen fouten meer door manuele handelingen
• Geen nutteloze administratieve kosten

Kortom: minder gedoe, minder kosten, meer gemoedsrust.

Rust in je hoofd, documenten in de cloud

Je boekhouder biedt je vandaag veel meer dan alleen cijfers. Hij of zij beheert ook je digitale archief, zodat jij steeds over een veilige, toegankelijke én wettige opslag beschikt.