Verruiming ficheverplichting kosten eigen werkgever: fiscus licht toe

In ons artikel ‘Kosten eigen aan de werkgever – verruiming ficheverplichting‘ werd reeds meegedeeld dat vanaf inkomstenjaar 2022 de rapportering over de kosten eigen aan de werkgever aangepast en uitgebreid werd. De circulaire van de fiscus met betrekking tot de gevolgen en de interpretatie van deze rapporteringsuitbreiding voor de individuele fiches 281.10 en 281.20 is recent verschenen.

Terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever

Kosten zijn eigen aan de werkgever wanneer ze, in functie van de omstandigheden van de beroepsactiviteit, normalerwijze ten laste vallen van de werkgever. Dit betreft een feitenkwestie.

Hieronder behoren dus niet:

• de terugbetaling van een privéuitgave.
• de terugbetaling van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen (bijv. extra grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor films of computerspelen , maar ook worden gebruikt voor thuiswerk, een dure design bureaulamp, zeer dure bureaustoelen,…). Het ‘onredelijke’ deel vormt in hoofde van de werknemer een belastbaar voordeel en dient overeenkomstig belast te worden. Dit zal ook geval per geval beoordeeld worden.

Deze kosten moeten verantwoord worden door individuele fiches, onder de rubriek bezoldigingen.

Ook voor bedrijfsleiders is voorgaande van toepassing.

Verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever

Op de individuele fiche 281.10 en de individuele fiche 281.20 wordt het volgende onderscheid gemaakt voor wat betreft de eigen kosten van de werkgever:

• forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen

Onder ernstige normen wordt verstaan:

• de forfaitaire vergoedingen opgelijst door de fiscus waarvoor aan een aantal voorwaarden voldaan moet zijn, zoals o.a. de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen, en vergoedingen voor verblijfkosten
• de forfaitaire thuiswerkvergoeding
• de forfaitaire terugbetaling van kosten die het voorwerp uitmaken van een beslissing tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB)
• de forfaitaire terugbetaling van kosten waarvan het bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

Tot en met inkomstenjaar 2021

Onder het vak ‘diverse inlichtingen’ was een rubriek voor de eigen kosten werkgever voorzien.

Voor de vergoedingen waarvoor geen ernstige normen golden, of waarvoor geen bewijsstukken voorhanden waren, moest het bedrag onder deze rubriek vermeld worden.

De overige terugbetalingen (ernstige normen of bewijsstukken) moesten enkel aangeduid worden door de rubriek ‘JA’ aan te duiden. Het bedrag moest nergens vermeld worden.

Vanaf inkomstenjaar 2022

Vanaf 2022 zal voor alle terugbetaalde kosten eigen van de werkgever, ongeacht tot welke categorie ze behoren, het effectief terugbetaalde bedrag vermeld moeten worden.

De rubriek zal voor inkomstenjaar 2022 volgende categorieën bevatten:

• ‘forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen’
• ‘forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen‘
• ‘vergoedingen op basis van bewijsstukken‘

Concrete gevallen

In haar circulaire geeft de fiscus ook een aantal concrete voorbeelden en verduidelijkingen mee van hoe de uitgebreide rapporteringsverplichting in de praktijk toegepast moet worden.

• Terugbetaling van een voorschot met het voorleggen van een factuur met identificatie van de werkgever

Wanneer de werknemer een betaling voorschiet met eigen middelen voor de werkgever (bijvoorbeeld goederen of diensten) dan moet de terugbetaling hiervan niet op de individuele fiche en samenvattende opgave vermeld worden. Het gaat hier dan in feite om een aankoop van de werkgever.

Voorgaande wordt wel genuanceerd : het niet opnemen van de terugbetaling van dit voorschot is slechts geldig wanneer van meet af aan duidelijk is dat de aankoopverrichting gebeurt door de werkgever en het bewijs op basis waarvan de werkgever deze kost als beroepskost in aanmerking neemt, de identiteit van de werkgever bevat. In de regel gaat het dan om een rechtsgeldige factuur, op naam van de werkgever.

Indien er m.a.w. geen factuur voor handen is, dan moet de terugbetaling van dit voorschot wel op de fiscale fiche van de werknemer vermeld worden.

• Aankoop knutselmateriaal

Een leerkracht koopt knutselmateriaal om te gebruiken in de klas.

De school betaalt op 16/05/2022 aan de hand van het door de leerkracht voorgelegde kassaticket een bedrag van 50,00 euro voor het knutselmateriaal terug.

Vermelding op de fiscale fiche 281.10 (IJ 2022)- vak ‘diverse inlichtingen’
Eigen kosten van de werkgever:
– vergoedingen op basis van bewijsstukken: 50,00 euro.

• Structureel telewerk

Een werknemer besteedt structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van zijn arbeidstijd aan thuiswerk. De werknemer koopt in het jaar 2022 een standaardbureaustoel van 400,00 euro omwille van het thuiswerk. De factuur staat op naam van de werknemer. De werknemer betaalt de factuur zelf.

De werkgever betaalt in 2022 een deel van het bedrag van de bureaustoel terug, m.n. een eenmalig bedrag van 150,00 euro. Er is voldaan aan de voorwaarden om de terugbetaling als niet belastbare terugbetaling beschouwd te worden.

Verder betaalt de werkgever in 2022 elke maand een forfaitaire thuiswerkvergoeding van 40,00 euro per maand aan de werknemer.

Op de fiscale fiche 281.10 (IJ 2022) – vak ‘diverse inlichtingen’ moet het volgende vermeld worden: 
Eigen kosten van de werkgever:
– forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen: 480,00 euro
– vergoedingen op basis van bewijsstukken: 150,00 euro.

Inwerkingtreding

De hierboven vermelde uitgebreide rapporteringsverplichting is van toepassing op de terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever vanaf inkomstenjaar 2022.

Bron: Circulaire 2022/C/62 over de verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, fisconetplus 29 juni 2022.

Bron